Ganztägigen Termin planen

Mithilfe des Kalenders können Sie ganztägige Termine planen. Ein ganztägiger Termin wird als Ereignis bezeichnet.

  1. Klicken Sie in der Kopfzeile des Kalenders auf Neuer Termin.

  2. Wenn das Feld Von über der Betreffzeile angezeigt wird, haben Sie mehrere Persönlichkeiten für Ihren Account erstellt. Wählen Sie die Identität aus, die beim Anlegen dieses Termins verwendet werden soll.

  3. Geben Sie im Textfeld Betreff eine kurze Beschreibung der Besprechung ein. Diese Informationen werden als Beschreibung im Kalender übernommen.

  4. Wählen Sie Ganzer Tag aus, und geben Sie ein Anfangs- und ein Enddatum ein.

  5. Geben Sie im Textfeld "Teilnehmer" die Mail-Adressen der Teilnehmer ein. Trennen Sie die einzelnen Adressen jeweils durch ein Semikolon (;). Während Sie die Namen eingeben, wird der Planer geöffnet, und die Frei/Belegt-Informationen der einzelnen Teilnehmer werden angezeigt.

Wenn Sie Hilfe beim Finden eines freien Zeitfensters für alle Teilnehmer benötigen, klicken Sie auf Zeit vorschlagen. Die Verfügbarkeitsinformationen werden dann in einem Kalender angezeigt. Während Sie die Namen der Teilnehmer eingeben, schlägt die Planungsfunktion Zeiten vor, zu denen alle Teilnehmer verfügbar sind.

Hinweis: Einzelne Teilnehmer haben ihre Einstellungen möglicherweise so konfiguriert, dass Frei/Belegt-Informationen nur von bestimmten Nutzern angezeigt werden können. Wenn Sie nicht zum zugelassenen Personenkreis gehören, können Sie die Frei/Belegt-Informationen nicht anzeigen.

Wenn Sie Teilnehmer zu einer Besprechung einladen möchten, deren Anwesenheit nicht obligatorisch ist, können Sie Optionale anzeigen auswählen und die entsprechenden Mailadressen im Feld eingeben. Sie können dies auch im Planer tun. Klicken Sie auf das Symbol neben dem Namen, und wählen Sie "Optionaler Teilnehmer" aus. Die Namen dieser Teilnehmer werden beim Senden der Einladung als optional angezeigt.

  1. Geben Sie im Textfeld Ort an, wo die Besprechung stattfinden soll. Passende Orte, die im Unternehmensverzeichnis enthalten sind, werden bei der Eingabe automatisch vorgeschlagen. Sie können auch auf Ort vorschlagen klicken, um eine Liste der verfügbaren Orte in Ihrem Unternehmen anzuzeigen.

  2. Unter Anzeige können Sie die Frei/Belegt-Informationen für diesen Termin festlegen. Dort können Sie auch angeben, welchem Kalender der Termin hinzugefügt werden soll, und den Termin ggf. als privat markieren.

  3. Erinnerung. Legen Sie eine Benachrichtigung fest, um Teilnehmer an den Termin zu erinnern.

  4. Wenn Sie auf der Seite Einstellungen > Benachrichtigungen eine Mail-Adresse oder eine SMS-Benachrichtigung konfiguriert haben, aktivieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen (Mail oder SMS). Wenn Sie keine Benachrichtigung konfiguriert haben, klicken Sie auf Konfigurieren, um zur Seite Benachrichtigungen zu navigieren und eine einzurichten.

  5. Geben Sie im Textfeld unter dem Planer eine Mailnachricht ein, die mit Ihrer Besprechungseinladung versendet werden soll. Wenn Sie auf das Büroklammersymbol klicken, können Sie der Einladung einen oder mehrere Anhänge hinzufügen.

  6. Standardmäßig werden alle Teilnehmer gebeten, die empfangene Einladung zu beantworten. Wenn Sie dies nicht möchten, klicken Sie in der Symbolleiste "Kalender" auf Optionen > Antworten auf Anfragen, um das Kontrollkästchen zu deaktivieren.

  7. Wenn Sie die Einladung zu einem späteren Zeitpunkt senden möchten, klicken Sie auf Speichern. Andernfalls klicken Sie auf Senden.