Mail-Ordner freigeben

Sie können Ihre Mail-Ordner einschließlich des Posteingangs für andere Nutzer freigeben. Ausgenommen davon sind lediglich der Papierkorb und der Ordner "Spam". Nutzer, für die Sie Ordner freigegeben haben, können die zugehörigen Inhalte anzeigen. Die Informationen werden jedoch nicht der Mailbox des Nutzers gespeichert.

Nutzer mit der Rolle "Manager" haben uneingeschränkten Lese- und Schreibzugriff auf den Inhalt des freigegebenen Mail-Ordners. Außerdem können sie Unterordner erstellen, Mails in Ihrem Namen senden und Mails löschen.

Nutzer mit der Rolle "Administrator" haben uneingeschränkten Lese- und Schreibzugriff auf den Inhalt des Mail-Ordners. Außerdem können sie Unterordner erstellen, Mails in Ihrem Namen senden, Mails löschen und Ihre Mail-Ordner für andere Personen freigeben.

Kopien der Mails, die in Ihrem Namen gesendet werden, werden in Ihrer Mailbox gespeichert. Wenn der Nutzer ein Objekt aus Ihrer Mailbox löscht oder als Spam markiert, wird die Mail in Papierkorb oder in den Ordner "Spam" verschoben.

Nutzer, die Zugriff auf mehrere Ihrer Ordner haben, können folgende Aktionen ausführen:

•      Den Inhalt aus einem Ordner in einen anderen Ordner des Postfachs verschieben.

•      Eine Mail aus Ihren Ordnern in einen seiner Mail-Ordner kopieren. Dabei wird eine Kopie in Ihrem Ordner beibehalten.

•      Ordner im freigegebenen Mail-Ordner anlegen. Der neue Ordner wird in Ihrer Mailbox angezeigt.

Szenarios für das Freigeben eines Mail-Ordners

•      Der Vertrieb in Ihrer Firma fordert eine zentrale Mailbox für alle Mails mit Informationsanfragen zu einem Produkt und jeder Mitarbeiter im Vertrieb muss die Mails sofort nach Empfang lesen können. Sie können jedem Mitarbeiter in der Abteilung die Berechtigung zur Anzeige des Mail-Ordners erteilen, damit die Mitarbeiter die Mails in ihre Mailbox kopieren können. Darüber hinaus können Sie es ihnen ermöglichen, den Mail-Ordner zu verwalten und entsprechende Nachrichten unter dieser Adresse zu beantworten.

•      Eine leitende Mitarbeiterin ist häufig auf Reisen und hat nicht die Zeit, ihre Mails zu beantworten, daher wird ihrer Assistentin Zugriff gewährt. Der Assistent kann so Mails im Namen des Managers beantworten, Ordner zum Organisieren von Mails erstellen und Mails löschen.

•      Anstatt an unzählige Adressen Mails zu senden, wenn Sie eine Ankündigung machen möchten, können Sie einen Ihrer Ordner als öffentlichen Ordner einrichten, der alle Mail-Ankündigungen enthält. Sie können die Freigaben für den Zugriff auf bestimmte Adressen beschränken und ein Passwort festlegen, das zum Anzeigen des Inhalts eingegeben werden muss. Sie können auch eine URL erstellen. Alle Nutzer, die die URL kennen, können dann auf den Inhalt zugreifen.